Cadastrar Nota Fiscal

Esta funcionalidade permite ao usuário realizar o cadastro de notas fiscais no sistema, de forma que, a partir deste, pode ser dada a entrada de itens no almoxarifado, pode ser feito o tombamento de bens patrimoniais ou a adição de notas fiscais a um contrato. A nota fiscal é um documento usado com o objetivo de registrar uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa ou pessoa física para uma pessoa física ou outra empresa.

Para isso, o usuário deve acessar o SIPAC → Módulos → Almoxarifado → Estoque → Estoque → Nota Fiscal → Cadastrar.

Seguindo o caminho acima, a seguinte tela será visualizada:

Na tela acima, informe se deseja cadastrar uma nota fiscal Orçamentária ou Extra-orçamentária.

• A opção orçamentária deve ser utilizada para as notas fiscais que foram pagas a partir de empenhos emitidos pela instituição.
• A opção extra-orçamentária é utilizada para as notas que não utilizaram empenhos emitidos pela instituição e, portanto, não sendo solicitada a informação do empenho no seu cadastro. Explicaremos as operações de cada tipo de nota fiscal em tópicos.

Após selecionar o tipo de nota fiscal Orçamentária, clique em Continuar, o sistema exibirá a seguinte tela:

Na tela acima, o usuário poderá preencher os seguintes campos:

• Número: Informe o número de identificação da nota fiscal;
• Série: Informe a série a qual a nota fiscal pertence;
• Data de Emissão: Informe a data em que a nota fiscal foi emitida;
• Data do Atesto da Nota: Informe a data de atesto da nota fiscal, ou seja, a data em que os itens da nota foram verificados e validados sobre sua conformidade. A data de atesto não pode ser anterior a data de emissão;
• Nota Fiscal Relativa a Consumo Imediato: Informe se a a nota é relativa à consumo imediato, assinalando a opção Sim ou Não. A opção de consumo imediato registrará, ao final do cadastro da nota fiscal, uma saída avulsa dos itens da nota fiscal;
• Unidade Requisitante: Informe a unidade requisitante. Este campo será exibido apenas se a opção Sim do campo Nota Fiscal Relativa a Consumo Imediato estiver assinalada e a informação será utilizada no registro da saída avulsa gerada ao final do cadastro da nota fiscal;
• Número: Informe o número do empenho;
• Ano: Informe o ano do empenho associado à nota fiscal;
• Unidade: Selecione a unidade responsável ou faça uma busca através do ícone .

As informações relativas ao empenho são validadas pelo sistema, sendo necessário que elas sejam previamente cadastradas no módulo orçamento ou importadas do SIAFI.

Nos campos Data de Emissão e Data do Atesto da Nota, digite a data desejada ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone

Exemplificamos o preenchimento dos campos utilizando:

• Número: 7672;
• Série: U;
• Data de Emissão: 03/08/2011;
• Nota Fiscal Relativa a Consumo Imediato: Sim;
• Unidade Requisitante: REITORIA (11.07).
• Número do Empenho: 800487;
• Ano: 2018.

Para adicionar o empenho, clique em Adicionar Empenho. O empenho será adicionado à lista de Empenhos Associados à Nota Fiscal, conforme figura abaixo:

Clique no ícone se desejar remover um empenho previamente adicionado. A seguinte janela será exibida:

Após adicionar todos os empenhos desejados e informar os dados gerais da nota, clique em Continuar. A seguinte tela será visualizada:

Será necessário realizar uma busca pelo item desejado, informando o Código ou a Denominação do material. Exemplificarmos com o Código 3026000000838. Após preencher um desses campos, clique em Buscar Item. O resultado virá na seguinte tela:

Clique no ícone ao lado do material desejado para adicioná-lo à nota fiscal. A tela de Dados do Material será exibida:

Clique no link para visualizar o histórico de preço de um material, quando existente. A seguinte tela será gerada:

Retornando à tela de Dados do Material, informe a Quantidade e o Valor Unitário (R$) do material.

Exemplificaremos com a Quantidade: 1 e Valor Unitário (R$): 150,00. Feito isso, clique em Incluir na Nota Fiscal, em seguida, o material será adicionado à lista de Itens da Nota Fiscal, conforme exibido abaixo:

Para alterar um material previamente adicionado, clique em , a tela será recarregada da seguinte forma:

O sistema disponibilizará os campos Validade, Garantia, Quant. e Valor para alteração. Após concluir as alterações desejadas, clique novamente no mesmo ícone e os novos dados serão registrados.

Se desejar remover um material, clique no ícone . O sistema exibirá uma janela semelhante a exibida abaixo:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, o material será removido da lista.

Após realizar as alterações desejadas nos itens da nota fiscal, clique em Continuar para dar andamento ao cadastro. A seguinte tela será exibida:

Confira os dados da nota e insira Observações, se desejar. Se todos os dados estiverem de acordo, clique em Confirmar, a seguinte caixa de diálogo será gerada:

Clique em OK para confirmar o cadastramento, a seguinte mensagem de sucesso será gerada:

Clique em Cadastrar Outra Nota Fiscal para realizar o mesmo procedimento com uma nota fiscal diferente.

Clique em Resumo Contábil para visualizar o resumo contábil do material, a seguinte tela será visualizada:

Para voltar à página anterior, clique em Voltar.

De volta à tela de confirmação de cadastro da nota fiscal, clique no ícone para imprimir comprovante da saída/baixa avulsa. A seguinte tela será visualizada:

Ainda na tela onde é exibida a mensagem de sucesso de cadastro da nota fiscal, clique em imprimir a nota fiscal, a seguinte tela será visualizada:

Na tela inicial da funcionalidade, selecionamos o tipo de nota fiscal Não-orçamentária, após isso, clique em Continuar para prosseguir. A seguinte tela será gerada:

Na tela acima, o usuário poderá preencher os seguintes campos:

• Número: Informe o número de identificação da nota fiscal;
• Série: Informe a série a qual a nota fiscal pertence;
• Data de Emissão: Informe a data em que a nota fiscal foi emitida;
• Data do Atesto da Nota: Informe a data de atesto da nota fiscal, ou data em que a nota fiscal foi recebida;
• Fornecedor: Informe o fornecedor da nota fiscal;
• Nota Fiscal Relativa a Consumo Imediato: Informe se a a nota é relativa à consumo imediato, assinalando a opção Sim ou Não.
• Unidade Requisitante: Informe a unidade requisitante. Este campo será exibido apenas se a opção Sim do campo Nota Fiscal Relativa a Consumo Imediato estiver assinalada.

Nos campos Data de Emissão e Data do Atesto da Nota, digite a data desejada ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone .

Se o Fornecedor já estiver cadastrado, o usuário deverá selecioná-lo a partir da lista fornecida pelo sistema ao digitar as letras iniciais do nome do fornecedor. Caso o Fornecedor não esteja cadastrado, clique no link para cadastrá-lo. Esta operação está detalhada no manual Cadastrar Pessoa Física/Jurídica, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Exemplificamos o preenchimento dos campo utilizando:

• Número: 7672;
• Série: U;
• Data de Emissão: 03/08/2018;
• Fornecedor: NOME DO FORNECEDOR - 00.000.000/0000-49;
• Nota Fiscal Relativa a Consumo Imediato: Sim;
• Unidade Requisitante: REITORIA (11.07).

Após preencher os campos com as informações da nota fiscal que será cadastrada, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. O sistema exibirá a tela Buscar Item, já demonstrada no tópico anterior. A partir deste momento, não haverá diferença entre as operações e telas da nota fiscal do tipo Orçamentária e do tipo Extra-orçamentária.

Bom Trabalho!

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